Kaum ist ein Geschäftsjahr vorbei, geht es für viele Unternehmen an die Erstellung des Geschäftsberichtes. Grössere Unternehmen bilden ihre erfreulichen Ergebnisse in aufwendig produzierten und grafisch ansprechenden Publikationen ab. Die Herstellung einer solchen Publikation nimmt erfahrungsgemäss viel Zeit in Anspruch. Wie geht man vor, wenn über 200 Varianten davon produziert werden müssen, wie bei der Raiffeisen Gruppe? Eine Erfolgsgeschichte, die bereits 30 Jahre andauert.
Für den Beginn dieser Erfolgsgeschichte muss weit zurückgeschaut werden. Vor genau 30 Jahren trat die Raiffeisen Gruppe an die Topix AG heran und formulierte ihre Anforderungen für die Produktion der Geschäftsberichte sämtlicher Raiffeisenbanken. Schon damals ging es darum, die Produktion mit der bestmöglichen Technologie und dem höchsten Automatisierungsgrad zu optimieren. Ein erster Erfolg konnte damals mit dem Einsatz von QuarkXPress und massgeschneiderten XTensions erreicht werden.
«Wir freuten uns auf eine neue Herausforderung und waren gespannt, wie und ob alles funktioniert. Schnell waren wir mit EasyCatalog vertraut und die nahtlose Integration ins InDesign hat unsere Arbeit sehr erleichtert. Wir konnten uns jederzeit auf die kompetente und unkomplizierte Unterstützung von Topix verlassen.»Margrith Häfliger, Ostschweiz Druck AG
Über die Jahre mussten immer wieder neue Technologien und Methoden erarbeitet werden, um den veränderten technischen und gestalterischen Vorgaben gerecht zu werden. Das war auch in diesem Jahr wieder der Fall. Die Darstellungsform der Finanzdaten in den Tabellen des Geschäftsberichts der Raiffeisenbanken musste an die Darstellung im Geschäftsbericht der Raiffeisen Gruppe angepasst werden. Dies war mit den bestehenden Lösungen nicht mehr möglich.
Von Projekterfahrung profitiert
Gestützt auf unserer langjährigen und vielseitigen Projekterfahrung schien die Software EasyCatalog auf Basis von Adobe InDesign die idealen Voraussetzungen zu bieten, um die Produktion der über 200 Raiffeisenbank-Geschäftsberichte für die Zukunft sicherzustellen. Anhand eines Proof of Concept mit Finanzdaten einer Referenzbank prüften Topix und Raiffeisen Schweiz, ob die theoretischen Überlegungen realisierbar sind. Nach erfolgreichem Prüfergebnis ging es darum, im Projektteam, das aus Mitarbeitenden von der Raiffeisen Schweiz, von der Ostschweiz Druck und von Topix bestand, in mehreren Abstimmungsrunden die technischen Voraussetzungen zu definieren und umzusetzen.
«Mit diesem Projekt konnte eine zukunftsfähige technische Lösung erarbeitet und der neue Look der Geschäftsberichte umgesetzt werden. Wir sind jetzt flexibler und können Änderungen selbständiger umsetzen als bisher. Die partnerschaftliche und zielorientierte Zusammenarbeit mit Topix sowie die Kompetenz der Beteiligten haben wir sehr geschätzt und freuen uns über das tolle Ergebnis.»Andreas Koster, Fachspezialist Rechnungswesen Raiffeisen Schweiz
Andreas Koster, Fachspezialist Rechnungswesen von Raiffeisen Schweiz war für die korrekte Aufbereitung und Lieferung der Finanzdaten aus deren Systemen verantwortlich. In der gemeinsamen Umsetzung zwischen Raiffeisen und Topix profitierten beide vom Know-how der Gegenseite. Raiffeisen erfuhr mehr über die technischen Möglichkeiten in der Umsetzung des Designs und die Topix hat die Herausforderungen bei der Strukturierung und Darstellung von Finanzdaten erkannt, die vielen Sonderfällen unterliegen, um den regulatorischen Anforderungen zu entsprechen. Erfreulich ist, dass sämtliche Sonderfälle abgebildet werden konnten.
Alles neu und doch vertraut
Kaum waren die technischen Umsetzungen seitens Raiffeisen und Topix fertiggestellt und freigegeben, konnten die Konfigurationen an die Ostschweiz Druck übergeben werden.
Für Margrith Häfliger und ihr Team, die seit Jahren die Geschäftsberichte und die Einladungen zur Generalversammlung oder Urabstimmung für die 219 Raiffeisenbanken produzieren, war die Vorfreude auf das Neue gross. Schnell wurde verstanden, dass zwar neue Technologien und Konfigurationen zum Einsatz kommen, sie aber weiterhin in ihrem gewohnten Layoutprogramm Adobe InDesign arbeiten.
«Das Projekt war nicht alltäglich und erforderte von allen Beteiligten viel "Brainwork". Es war eine erfreuliche Teamleistung sowohl innerhalb, wie auch zwischen den Firmen. Technik und Menschen haben perfekt harmoniert.»Fabio Sacilotto, Projektleiter Topix AG
Die Handhabung und Übergabe von EasyCatalog erfolgte dann in einer kompakten Instruktion, die mit dem Highlight endete, dass die Tabellenaufbereitung der Finanzdaten auf «Knopfdruck» in wenigen Sekunden erledigt war. Dies ist ein grosser Vorteil bei der erstmaligen Erstellung der Geschäftsberichte, und vor allem bei jeder weiteren Aktualisierung der Zahlen.
Alles «easy» mit EasyCatalog
Mit EasyCatalog und den zahlreichen Projekterfahrungen seitens Topix AG ist es erneut gelungen, die veränderten technischen und gestalterischen Anforderungen an die Produktion von Geschäftsberichten hochgradig zu automatisieren. Gerne blicken wir auf die langjährige Erfolgsgeschichte mit Raiffeisen und Ostschweiz Druck zurück und freuen uns auf die nächsten Geschäftsberichte. Wie jedes Jahr.
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