Von der einfachen Anfrage …
Am Anfang stand die einfache Anfrage von Marco Heuberger, AVD Goldach AG: «Wir erhalten alle zwei Wochen über 100 E-Mails von den Pfarreien. Können wir diese nicht mit Enfocus Switch empfangen und ablegen?» Natürlich geht das mit Enfocus Switch. Um eine möglichst durchgängige, intelligente Automatisierung zu erreichen, wurde von Martin Thomann, Topix AG weiter gefragt: Was sind das für Daten? Was passiert mit den Daten? Wie werden sie weiterverarbeitet? Was ist das Resultat?
Im manuellen Workflow wurden Word-Dokumente und Bilder per E-Mail an die Medienproduktion geliefert. Diese platzierte die formatierten Word-Dokumente auf InDesign-Templates, konvertierte Bilder, checkte die Layouts in vjoon K4 ein und begann dann mit der eigentlichen Aufgabe: Mit dem Layouten. Alle zwei Wochen knapp 100 Dokumente und Bilder.
… zum «Monster»-Workflow
Nach einigen Überlegungen und Tests konnte Martin Thomann, Topix AG, einen prototypischen Workflow in Enfocus Switch aufbauen, der die Word- und Bild-Daten empfängt, verarbeitet, platziert und automatisiert ins vjoon K4 lädt. Die grösste Herausforderung dabei war, dass dem Workflow Intelligenz fehlte. Nur mit Metadaten kann ein Workflow vollständig dynamisch gesteuert werden. Es mussten also Metadaten her.
Nur mit Metadaten können wir einem Workflow auch Intelligenz geben. Diese Intelligenz nutzen wir für die Mail-Benachrichtigung, die Ablage, die InDesign-Template-Auswahl, das InDesign-Server-Skript und die Kommunikation mit vjoon K4. Also in allen entscheidenden Schritten des Flows.Martin Thomann, Application Engineer, Topix AG
Um diese Metadaten anzureichern, entschied das Projektteam, den Enfocus Switch Client einzusetzen. Ein Browser-Client für die Datenanlieferung und -freigabe – inklusive Metadaten. Mit dem Switch Client konnten nun neben den Produktionsdaten auch Metadaten wie Pfarrei, Split, Ausgabe, Mailadressen usw. in den Flow eingeschleust werden.
Mit diesen Metadaten entstand ein durchgängiger Workflow, den Marco Heuberger selbständig erweiterte und verfeinerte. Entstanden ist ein – Aussage von Marco Heuberger – «Monster»-Flow, der trotz der hohen Komplexität sehr einfach zu bedienen ist. Sowohl für den Anwender als auch in der Verwaltung des Workflows.
Damit wir die vielen Daten möglichst rasch und korrekt speichern können und um der Mail-Flut Herr zu werden, die uns bei diesem Auftrag innerhalb von zwei Tagen erreicht, suchten wir eine Lösung, die für uns das Sortieren der Mails und Ablegen der Daten übernimmt.
Der Workflow erspart uns viele manuelle Arbeiten wie zum Beispiel das Abspeichern der Daten und somit enorm viel Zeitaufwand. Bei 100 verschiedenen Endkunden und 26 Ausgaben pro Jahr summiert sich dies enorm. Sobald die Daten vollständig im Haus sind, konzentrieren wir uns auf unsere wesentliche Arbeit, das Layouten der Seiten. Mit den neuen Strukturen sind unsere Abläufe wesentlich schlanker und dadurch effizienter geworden.Barbara Blatter, Medienproduktion, AVD Goldach AG
Die wichtigsten Punkte des Workflows
- Dateneingang mit Switch-Client inkl. Metadaten
- Mail-Benachrichtigung an Pfarrei über Dateneingang
- Ablage der angelieferten Daten auf Fileserver in der korrekten Ausgabe
- Farbraum-Konvertierung der Bilder über ImageMagick
- Platzierung von angeliefertem Word auf korrektem InDesign-Template über InDesign-Server-Skript
- Nummer der Ausgabe auf Layout setzen über InDesign-Server-Skript
- Erstellung von XML-Jobticket für vjoon K4 Advanced Dropfolders über XSLT