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Erfolgsgeschichte

Die Zahlen fest im Griff
vjoon K4 bei der Eidgenössischen Finanzverwaltung

Das Bundeshaus in Bern
Das Bundeshaus in Bern
Die Publikationen der Eidgenössischen Finanzverwaltung entstehen in einem komplizierten Prozess und unter hohem Zeitdruck. Aus diesem Grund setzt die ­Eidgenössische Finanzverwaltung auf die Crossmedia-Publishing-­Plattform vjoon K4™ und Topix AG.

Die Eidgenössische Finanzverwaltung (EFV) ist für die Budgetierung, die Rechnungsführung und den Rechnungsabschluss des Bundes verantwortlich. In diesem Zusammenhang werden durch die ­Finanzberichterstattung (FBE) jährlich die Publikationsprodukte «Voranschlag und Finanzplanung» sowie «Staatsrechnung» in jeweils den drei Landessprachen Deutsch, ­Französisch und Italienisch produziert. Der ­publizierte Umfang pro Sprache beträgt rund 16 Produkte mit insgesamt ca. 2 000 Seiten. Klar verständliche und nachvollziehbare Informationen ist einer der Grundsätze der Budgetierung und Rechnungslegung. Daraus ergibt sich ein hoher Anspruch an Redaktion, Leserführung und Layout. Im Prozess der ­Erstellung der Publikationen sind gesamthaft rund 110 Personen involviert.

Ausgangslage

Die Vor- und Aufbereitungsarbeiten für die Drucklegung von Voranschlag und Rechnung wurden bisher ohne systemgestützte Lösung durchgeführt. Beim komplexen Erstellungsprozess waren die involvierten Stellen immer wieder mit Kommunikations-Problemen und zusätzlichen Arbeitsaufwänden konfrontiert. Bei der öffentlichen Ausschreibung, welcher eine eingehende Analyse der ­Produktionsprozesse vorangegangen war, wurde nach einer geeigneten Publishing-Lösung zur Unterstützung der Publikationsprozesse für die Finanzberichterstattung gesucht. Die Lösung sollte sich vor allem durch die Möglichkeit zu einem Einsatz auch in einem semiprofessionellen Umfeld und durch die zuvor definierte Wirtschaftlichkeit auszeichnen.

Mit dem Einsatz einer ­modernen Publishing-­Lösung sollte der Prozess zur Aufbereitung der Finanzberichterstattung des Bundes wesentlich optimiert und abgesichert werden. Der Einsatz der Publishing-Lösung sollte gesamthaft zu einer Qualitätssteigerung der produzierten Berichte, zu einer messbaren Kostenreduktion im Herstellungsprozess und zu einer optimalen Schnittstelle zur Druckerei führen. In der Zeit von Mai bis September 2007 wurde in Zusammenarbeit mit Christof Blum von Blum Consulting Services GmbH eine Vorstudie erarbeitet. Christof Blum war bereits bei der ersten Produktion der Finanzberichterstattung unter dem neuen Rechnungsmodell des Bundes für den Voranschlag 2007 als Unterstützung im ­Prozess beteiligt. Bei dieser Vorstudie wurde eine Bestandsaufnahme aller Produkte vorgenommen. Ausserdem wurden die Kosten der aktuellen Produktions-­Prozesse analysiert. Darauf aufbauend wurde die Nutzen- und Wirtschaflichkeitsberechnung erstellt. Eine Vorauswahl ­ge­eigneter Publishing-Lösungen wurde ebenfalls schon getroffen.

Voranschlag des Bundes 2011
Voranschlag des Bundes 2011

Lösung

Auf Basis der Vorstudie wurde das Grobpflichtenheft für die Ausschreibung erarbeitet. ­Zusätzlich hat das Kernteam ­Demonstrationen der ausgewählten ­Publishing-Lösungen besucht. Dabei ­wurden drei unterschiedliche Publishing-­Lösungen in einer Druckerei, einer Agentur und einem anderen Bundesamt geprüft.

Bei der öffentlichen Ausschreibung wurde je ein Anbieter dieser drei Lösungen zur Offerte eingeladen. In der entscheidenden Offertphase überzeugte die Topix AG durch die komplette Erfüllung des Pflichten­hefts, professionelles ­Auftreten, aber auch durch das beste Preis-/Leistungsverhältnis der eingegangenen Angebote. Anhand dieser Faktoren wurde die Topix AG mit dem Auftrag betraut die ­Crossmedia-Publishing-Plattform bei der EFV einzuführen.

Im Vorfeld der Umsetzung wurden Koordinationssitzungen mit den fachlichen und technischen Verantwortlichen durchgeführt. Dabei galt es die notwendigen Informationen für eine reibungslose Umsetzung zu erarbeiten. Wichtige Abklärungen galt es vor allem mit dem ­Betreiber der Publishing-Lösung zu treffen. vjoon K4 wird auf der Infrastruktur des Bundesamt für Informatik und Telekommunikation (BIT) betrieben. Die Vorarbeiten wurden durch Workshops für die Definition des Workflows abgerundet. Dieser zeichnete sich sehr schnell als ­grosse Herausforderung ab. Die Komplexität der Produktionsprozesse und der Strukturen innerhalb der EFV liessen sich aber dank der grossen Flexibilität von vjoon K4 schlussendlich gut abbilden. Eine weitere Besonderheit der Publikationen ist die Mehrsprachigkeit der Produkte, wobei die Mastersprache pro Kapitel unterschiedlich sein kann. Die EFV spricht hier von gemischtsprachigen Publikationen.

Nach der Umsetzung des Workflows anhand der Angaben aus den Vorarbeiten wurden zwei Testproduktionen durchgeführt. Das Kernteam erstellte nach den entsprechenden Schulungen selbstständig die erste Publikation in vjoon K4. Dabei wurden alle Arbeitsschritte minutiös in einem Protokoll festgehalten. Auf der Basis der erfolgreichen Protokolle wurde die Freigabe für vjoon K4 erteilt. Die Produktion der ersten beiden Publikationen wurde danach ohne weitere Produktionsbegleitung seitens Topix selbstständig gemeistert.

Nach zwei sehr erfolgreichen Produktions­phasen wurde die Publishing-Lösung um weitere Funktionen ergänzt. Dies wurde durch die Einführung von vjoon K4 Version 6 ermöglicht. Die neue Version erlaubt die komplexen Arbeitsprozesse noch optimaler und intuitiver abzubilden. Dank der Aufgaben-basierten Workflows ist das Arbeiten für die Beteiligten noch einfacher als früher geworden.

Die Einführung von vjoon K4 hat die Steuerbarkeit des Prozesses bei der Produktion der Finanzbericht­erstattung ­massiv verbessert. Die integrierte IT-Umgebung hat Ressourcen freigesetzt, die wir den Inhalten widmen können.

Tobias Beljean, Vizedirektor EFV


Dank der neuen und offenen Architektur von vjoon K4 Version 6 wurde auch mit dem Teilprojekt ­Topix WordML Exporter begonnen. Aus vjoon K4 werden zu bestimmten Zeitpunkten die Artikel auf der Basis von ­Adobe® InCopy® exportiert und, in einer von Topix AG selbst entwickelten Lösung, in Micro­soft Word-Dateien transformiert. Diese Dateien sind mit den ­Informationen aus vjoon K4, wie z.B. die Änderungverfolgung, versehen und werden für alle weiteren ­Arbeiten ausserhalb vjoon K4 verwendet.

Erfolg

Auf der Seite der Eidgenössischen Finanzverwaltung ist der Erfolg durch die vorangegangene Nutzen- und Wirtschaflichkeitsanalyse von Christof Blum sehr gut messbar. Bei den einzelnen Beteiligten macht sich vor allem ein reduzierter ­Koordinationsaufwand bemerkbar. Das Arbeiten in vjoon K4 wurde, dank der ­hohen Benutzerfreundlichkeit und den standardisierten Prozessen, sehr positiv aufgenommen. Seitens Topix war vor ­allem die Komplexität der Produktionsprozesse die grösste Herausforderung. Dank der hohen Flexibilität von vjoon K4 konnten die Erwartungen des Kunden aber vollumfänglich erfüllt werden.

 

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