Grosse Datenmengen verwalten und schützen, diese auf alle Endgeräte zu synchronisieren, sie in Arbeitsgruppen gemeinsam bearbeiten, versionieren, kommentieren oder signieren sind nur einige Funktionen aus dem Toolset von Dropbox.
Tempo, Tempo
Nicht erst seit Dropbox offizieller Partner des McLaren Formel 1 Teams ist, spielt Geschwindigkeit eine grosse Rolle. Höchste Performance bei Synchronisationsprozessen ist eine Schlüsseltechnologie, will man mit grossen Datenmengen Cloud Storages bedienen. Hier punktet Dropbox gewaltig gegenüber anderen Sync-Lösungen. Stellt man dies in den Kontext von über 700 Mio. Benutzern, weltweit verteilten Storage-Rechenzentren, unterschiedlichen Betriebssystemen und Netzanbindungen der Endanwender und vor allem notwendiger Sicherheitstechnik, kann man sich die gewaltige Komplexität vorstellen.
Kernprozess Synchronisation
Die Möglichkeit, die lokale Infrastruktur von grossen Datenmengen zu befreien, Daten «online» zu stellen, und nur bei Bedarf «offline» verfügbar zu haben, ist oft Hauptgrund für den Einsatz von Cloud Storage. Preislich attraktiv und nahtlos in die gewohnte Umgebung einbindbar ist das eine. Die Umstellung von Client-Server-Arbeitsweise zur Arbeitsweise auf Basis von Datensynchronisation ist das andere. Gerade hier müssen Nutzer umdenken. Man tut gut daran, sich Zeit zu lassen, um «offline» und «online» richtig zu handhaben.
Für die Verbindung von Endgerät und Cloud Storage ist die Applikation Dropbox zuständig, die im Hintergrund sozusagen die Fäden zusammenhält. Sie beinhaltet eine gehörige Portion Funktionalität: Gleichzeitig ein privates und ein geschäftliches Konto verwalten, selektives Synchronisieren, Monitoring der Datenaktivitäten, Benachrichtigungen, Such- und Backup-Funktion oder ansteuern wichtiger Datei- und Ordneroperationen über die rechte Maustaste sind nur einige der vielen Optionen.
Alles im Webbrowser
Finder (macOS) oder Explorer (Windows) werden umfassend ergänzt durch den Zugriff auf das komplette Dropbox-Feature-Set im Webbrowser. Für das Durchforsten grosser Datenmengen stehen hierfür eine KI-unterstützte Suche und Vorschauen für sehr viele Datenformate zur Verfügung. Kopiert man hunderte Dokumente gleichzeitig auf Dropbox, ist es schon erstaunlich, in welcher Geschwindigkeit Vorschauen generiert werden. Manch ein ausgewachsenes DAM-System hält hier kaum mit.
Dropbox schafft es auch, Metadaten aus den Dokumenten auszulesen, diese übersichtlich darzustellen und zu verwalten. Selbstredend können den Dokumenten auch Tags zugewiesen werden, was das Gruppieren oder Auffinden noch komfortabler macht.
Automatisieren und Bearbeiten
Ordner mit entsprechenden Zugriffsrechten dienen nicht nur der Dokumentablage, sondern können auch mit Automatisierungen versehen werden. Sobald Dateien in solche Ordner abgelegt werden, erhalten sie z.B. ein Wasserzeichen, können in ein PDF oder diverse Bild- und Videoformate umgewandelt werden, erhalten einen neuen Namen auf Basis einer festgelegten Namenskonvention und vieles mehr.
Für Bilder, Videos oder PDF-Dokumente stellt Dropbox erstaunlich ausgereifte Bearbeitungsfunktionen zur Verfügung. Das ist sehr praktisch, kann man doch damit alltägliche kleine Veränderungen direkt im Webbrowser vornehmen, ohne die Datei lokal im nativen Programm bearbeiten zu müssen. Sicherlich ersetzt das nicht z.B. Adobe Photoshop oder Premiere Pro. Aber es ist schon beeindruckend, wenn man auf Knopfdruck die Tonspur eines Videos transkribieren kann oder man sich den Video- und Audio-Workflow der englischen BBC einmal zu Gemüte führt, bei welchem Dropbox Replay den Freigabeprozess regelt.
Versionieren, kommentieren, kollaborieren
Dropbox versioniert im Hintergrund Dateien und macht Backups. Besitzt man beispielsweise eine Business Plus Lizenz, so hält Dropbox Versionen und Backups bis zu einem Jahr vor. Irrtümlich gelöschte oder überschriebene Dateien oder Ordner lassen sich im Nu wieder herstellen.
Wie allgemein bekannt, ist eine der grossen Stärken von Dropbox die kollaborative Arbeitsweise. Schnell einen Link für den direkten Zugriff auf Datenbestände versenden oder gleich ein ganzes Projekt für ein anderes Team freigeben, gehört genau so dazu, wie die direkte Verknüpfung mit Microsoft 365- oder Google Workplace-Programmen. Damit können mehrere Benutzer gleichzeitig in demselben Dokument im Webbrowser editieren. In Zeiten des orts- und zeitunabängigen Arbeitens eine grosse Hilfe. Will man den Kollegen Zusatzinformationen zu den Dokumenten übermitteln, steht eine Kommentierfunktion zur Verfügung, die auch Benachrichtigungen auslösen kann.
Grosse Datenbestände, die man bisher überlicherweise via ftp dem Empfänger gesandt hat, lassen sich mit dem Programm Dropbox Transfer bereitstellen, wobei man auch Passwortschutz oder Ablaufdatum hinterlegen kann.
Signieren, Dokumente nachverfolgen
Dropbox Sign ermöglicht z.B. für Verträge einen Unterzeichnungsworkflow aufzusetzen. Dazu gehören das Einrichten von Vorlagen, das einfordern von Signaturen, Einsehen des aktuellen Status und das automatisierte Versenden von Erinnerungen. Das ganze ist auch optimiert für mobile Endgeräte und erfüllt die internationalen Standards für eSignaturen.
Wenn man es leid ist, E-Mails mit Anhängen zu versenden und keine Ahnung hat, ob der Empfänger die Sendung auch bearbeitet, dann kommt Dropbox DocSend zum Einsatz. Freigegebene Dokumente sind dann mit einem Tracking verknüpft, so dass der Sender Einblicke in deren Verwendung erhält.
Buchführung, Sicherheit, Management
Dropbox führt über jede Transaktion Buch und stellt diese übersichtlich in Reports dar. Damit können beispielsweise vergessene Freigaben oder gelöschte Daten wieder aufgespürt werden, oder es lässt sich im Zweifelsfalle genau dokumentieren, durch welche Hände eine Datei gegangen ist.
Alle hier aufgeführten Features wären kaum was wert, wenn nicht dem Thema Sicherheit grosser Stellenwert bei Dropbox zukommen würde. Zwei-Faktor-Authentifizierung, Benutzer- und Gerätemanagement, Zero-Knowledge-Passwortmanager gehören genauso dazu wie der Datentransfer über 256-Bit-AES- und SSL/TLS-Verschlüsselung, Ransomware-Erkennung, Darkweb-Überwachung und permanente Schwachstellentests.
Das Management des Dropbox-Accounts wird über die Verwaltungskonsole durch den Administrator bewerkstelligt. Neben einem übersichtlichen Dashboard findet man z.B. beim Verwenden einer Dropbox Business Plus Lizenz über 30 Einstellungsbereiche, die der granularen Steuerung dienen. Diese hier aufzuführen würde aber den Rahmen dieses Artikels sprengen.
Wer durch die obigen Zeilen nun sozusagen auf den Geschmack gekommen ist, dem sei ein Besuch in unserer Coworking Lounge ans Herz gelegt. Dabei geben wir u.a. Einblick, wie Dropbox durch eine Offline Synchronisation mit GoodSync und einem Synology NAS noch weiter ausgebaut werden kann.
Die Topix AG ist Dropbox Certified Partner. Rufen Sie uns an, wir helfen Ihnen gerne die passende Dropbox-Lizenzierung zu finden.
